Hoe SSOE met een schaalbare AI-strategie de werkdruk in het speciaal onderwijs verlaagt en de leerervaring optimaliseert

Jeroen Hendriks, IT-manager bij SSOE, zag een groeiende uitdaging binnen het speciaal onderwijs: administratieve lasten nemen toe, waardoor de werkdruk voor zowel docenten als leidinggevenden steeds hoger wordt. Dit gaat ten koste van de tijd en energie die besteed kan worden aan het primaire doel: goed onderwijs bieden. Tegelijkertijd zag hij de potentie van AI als middel om processen efficiënter te maken, de werkdruk te verlagen en uiteindelijk de kwaliteit van het onderwijs te verhogen.

Toch realiseerde Jeroen zich ook dat AI nog een grote omslag betekende voor veel medewerkers, vanwege de beperkte digitale kennis en de terughoudendheid om nieuwe technologieën te omarmen. Hij zocht daarom een laagdrempelige manier om de organisatie kennis te laten maken met AI, om te toetsen of het daadwerkelijk zou kunnen helpen bij het verminderen van de werkdruk en te ontdekken hoe AI het beste kon worden geïntroduceerd voor maximale adoptie.

Een logische eerste use case binnen de organisatie was het verlagen van de werkdruk binnen HR. Het HR-team krijgt namelijk veel administratieve vragen van medewerkers, waarbij zij stelselmatig moesten verwijzen naar bestaande documentatie. Ondanks de beschikbare documentatie, kostte het medewerkers namelijk vaak toch veel tijd om de juiste informatie te vinden, waardoor ze uiteindelijk toch de vraag bij HR neerlegden. Dit maakte HR de perfecte testomgeving voor een eerste AI-oplossing binnen het SSOE. Met het oog op uitbreiding en andere toepassingen.

Bright Cape benaderde de uitdagingen van SSOE met een strategische en innovatieve mindset, door niet alleen een succesvolle use case te ontwikkelen die aan alle vereisten voldeed, maar ook tegelijk te werken aan een langetermijnvisie voor AI binnen de organisatie.

Om ervoor te zorgen dat medewerkers snel antwoord kregen op HR-gerelateerde vragen, ontwikkelde Bright Cape een AI-chatbot op basis van een Retrieval-Augmented Generation (RAG)-systeem. Dit systeem stelt de chatbot in staat om vragen te beantwoorden op basis van interne HR-documenten. Medewerkers kunnen bijvoorbeeld vragen: “Heb ik recht op verlof als ik ga verhuizen?” en krijgen direct een accuraat antwoord op basis van de beschikbare informatie.

De keuze voor een RAG-systeem was bewust en strategisch. Het combineert de voordelen van retrieval-based en generatieve modellen, waardoor de chatbot niet alleen relevante informatie kan opzoeken, maar ook samenhangende en contextuele antwoorden kan formuleren. Daarnaast bood het open-source AnythingLLM-framework extra flexibiliteit en veiligheid. Omdat alle data binnen de organisatie blijft, zijn er geen zorgen over privacy en gegevensbescherming. Bovendien kan SSOE dankzij deze oplossing zelf chatbots ontwikkelen en aanpassen. Zo creëerde de organisatie onlangs een chatbot voor een intern evenement – een mooi bewijs van de veelzijdigheid en schaalbaarheid van de oplossing.

Toch was het bouwen van de chatbot slechts een deel van de toegevoegde waarde van Bright Cape. Minstens zo belangrijk was het ondersteunen van SSOE bij het vormgeven van hun visie op AI. Bright Cape hielp de organisatie met het identificeren van de belangrijkste risico’s en randvoorwaarden waaraan AI-oplossingen binnen het onderwijs moeten voldoen. Door deze aanpak kon SSOE niet alleen een veilige en schaalbare AI-oplossing implementeren, maar ook stappen zetten op hun AI-roadmap voor de toekomst en een moreel kompas op te stellen voor het gebruik van AI binnen het speciaal onderwijs.

De implementatie van de AI-chatbot heeft de interne processen bij SSOE aanzienlijk verbeterd en de efficiëntie verhoogd. Door het gebruik van het open-source AnythingLLM-framework blijft de data veilig binnen de organisatie en hebben medewerkers de vrijheid om hun eigen bots te bouwen en aan te passen.

Dankzij de chatbot is de tijd die HR-medewerkers besteden aan herhaalde vragen drastisch verminderd, wat hen tientallen uren per maand bespaart. Hierdoor werd de investering binnen enkele maanden terugverdiend. Maar misschien nog wel belangrijker: de pilot heeft aangetoond dat AI daadwerkelijk kan bijdragen aan het verminderen van werkdruk in het onderwijs. Dit heeft Jeroen en SSOE de bevestiging gegeven dat AI een waardevolle rol kan spelen, mits het voldoet aan bepaalde randvoorwaarden en op een veilige en zeker een toegankelijke manier wordt uitgerold.

Met deze inzichten kan SSOE nu verder bouwen aan een bredere adoptie van AI binnen de organisatie. Door stap voor stap nieuwe toepassingen te testen en medewerkers mee te nemen in de mogelijkheden, wordt AI op een duurzame manier geïntegreerd in het onderwijsproces.