Automatisering van het verzamelen en monitoren van commentaar-rapporten voor YouKnights

Het team van YouKnights monitort de financiële en zakelijke ontwikkeling van de organisaties van hun klanten via een maandelijks commentaarrapport. Dit rapport wordt door elk managementteam verstrekt en bevat financiële en zakelijke commentaren over human resources, en de commerciële en operationele status. Naast deze rapporten raadpleegt het YouKnights-team een Power BI-dashboard dat inzicht biedt in de financiële status van hun investeringen.

1. Moeilijkheden bij het vergelijken van data

Het managementteam van YouKnights erkende de noodzaak om de informatie uit de commentaarrapporten te combineren met de kwantitatieve gegevens uit het dashboard. In de huidige situatie is het monitoringsproces niet zo efficiënt als gewenst. Het bleek namelijk erg omslachtig om resultaten en inzichten van voorgaande maanden met elkaar te vergelijken.

2. Inefficiënte verzameling van rapportage-informatie

Daarnaast identificeerde het managementteam van YouKnights een inefficiëntie in de verzameling van commentaarrapporten van verschillende organisaties: deelnemers rapporteerden kwalitatieve gegevens via verschillende kanalen en er was geen standaard manier om de commentaarrapporten van deelnemers te verzamelen en op te slaan.

Rekening houdend met de eisen van het managementteam van YouKnights creëerde Bright Cape een passende oplossing door onze Human Data Interaction en Data Analytics expertises te combineren. 

Deze kruisbestuiving van competenties verbeterde niet alleen ons begrip van de behoeften van de klant, maar zorgde er ook voor dat alle belangrijke stakeholders, zoals financial controllers en investeringsmanagers, betrokken waren bij het proces. Dit was essentieel voor ons om goed te kunnen bepalen hoe de oplossing zou moeten worden geïmplementeerd. 

Er werd een gebruiksgerichte ontwerpbenadering gevolgd waarin we: 

Begrijpen en definiëren

Gebruikersonderzoek: Het Bright Cape-team begon het project met verzekeren dat alle variabelen door het team goed werden begrepen, het verzamelen van vereisten van het YouKnights-management en het interviewen van stakeholders.

Data-gedreven vereisten definiëren: Deze resultaten werden verzameld, geanalyseerd en vervolgens vertaald naar een set duidelijke vereisten voor het dashboard, die werden gevalideerd met de stakeholders.

Ideeën genereren, prototypen maken en testen

Na het evalueren van de opgedane inzichten tijdens stap één en het overwegen van mogelijke oplossingen, begon een nieuwe fase: prototypen maken en deze testen met verschillende stakeholders.

Wireframing en prototypen maken: Op basis van de vereisten werden de ideeën vertaald naar low-fidelity wireframes om verschillende visualisatie-ideeën te testen en te vergelijken.

Gebruikerstesten: De functionaliteit van de oplossing werd getest met behulp van de eindgebruikers om het risico op lage adoptie of lage bruikbaarheid te verminderen, en om te zorgen dat alle gebruikerstypes tevreden werden gesteld.

Validatie: Bovendien werd tijdens deze verkenningsfase een iteratief proces gevolgd met regelmatige bijeenkomsten met het YouKnights-management om ervoor te zorgen dat wat werd gebouwd in lijn bleef met hun vereisten.

Ontwikkelfase

Na deze essentiële fase waarin de focus lag op het begrijpen en verkennen van alle mogelijke alternatieven, van verschillende tools tot verschillende combinaties van processen, kwamen we tot een uiteindelijke oplossing die het beste voldeed aan de behoeften van de klant en de minste impact had op de werkdruk van andere betrokken stakeholders. De uiteindelijke oplossing werd het opzetten van een automatiseringsflow in Power Automate waarmee de rapportdata werd verzameld en automatisch in het Power BI-dashboard werd ingeladen.

Het dashboard werd aangepast zodat de nieuwe samenvatting van het commentaarrapport kon worden geintegreerd. Dit met als doel dat de kwalitatieve gegevens uit de maandelijkse rapporten konden worden verzameld en gecombineerd met de kwantitatieve financiële gegevens op het Power BI-dashboard om zo de financiële inzichten aan te vullen.

Daarnaast werd een derde Power Automate-flow gecreëerd om te verifiëren dat organisaties de enquête hadden voltooid en om een herinnering te sturen als dit niet het geval was.

Deze case study demonstreert een praktische aanpak voor organisaties die uitdagingen ondervinden bij het opzetten van consistente financiële rapportage of het beheren van financiële gegevens over meerdere rapportageplatforms. Door gebruik te maken van Power Automate, hebben we een efficiënte oplossing geboden voor het standaardiseren en automatiseren van financiële rapportageprocessen. Dit helpt niet alleen de gebruikerservaring te verbeteren, maar zorgt ook voor een hogere mate van vergelijkbaarheid en nauwkeurigheid over de hele linie. Neem contact met ons op om te ontdekken hoe wij u kunnen helpen uw financiële rapportageopzet te stroomlijnen met Power Automate en de weg te effenen voor een efficiënter en effectiever financieel beheersysteem.