In het huidige rapportagesysteem van onze klant komt alle salesdata samen. Op basis van de inzichten uit deze rapportages maakt het bedrijf strategische beslissingen. De huidige manier van rapporteren is echter omslachtig, complex en er is geen samenhang in de manier van rapporteren. Bovendien worden de gegevens nauwelijks gevisualiseerd, wat het voor gebruikers moeilijk maakt om de voortgang van het bedrijf te analyseren en de juiste beslissingen te maken.

Onze klant ging over naar een nieuwe S4/HANA omgeving, waarmee de manier van rapporteren en dashboarden aanzienlijk veranderde. In plaats van Excel-based te werken, ging men over naar SAP Analytics Cloud, een Business Intelligence tool. Om ervoor te zorgen dat de dashboards in de nieuwe tool goed aansloten bij de behoefte van de gebruikers en gebruiksvriendelijk waren, haakten Human Data Interaction Consultants (HDI) van Bright Cape aan.

In dit project is een User-Centered Design (UCD) proces gevolgd, waarbij de behoeftes van de klant in kaart werden gebracht middels interviews, enquêtes en affinity diagrammen. Deze behoeftes werden vervolgens vertaald naar wireframes, prototypes en uiteindelijk Business Intelligence (BI) dashboards. Het doel was niet alleen om betere dashboards te creëren, met deze opdracht wilde Bright Cape ook de meerwaarde van gebruikersonderzoek bij het ontwerpen van BI dashboards aantonen.

Een UCD-proces is een iteratief ontwerpproces waarin ontwerpers zich gedurende het hele ontwerpproces richten op de gebruikers en hun behoeften. Binnen de verschillende fasen van het UCD-proces zijn verschillende methoden gebruikt om tot het uiteindelijke dashboard te komen.

Om de meerwaarde van gebruikersonderzoek ook daadwerkelijk te laten zien, is een experimentele setup bedacht. Parallel aan het proces dat de HDI-expert doorliep om tot het uiteindelijke dashboard te komen, volgde een domeinexpert zijn eigen proces om tot een dashboard te komen. Hierbij werd vooral gebruik gemaakt van zijn eigen expertise en werd geen gebruikersonderzoek gedaan. Uiteindelijk leverde dit twee dashboards op met dezelfde data, maar met een totaal andere indeling en ontwerp.

Beide dashboards zijn getest in een usertest, waarbij de user experience en usability werden gemeten aan de hand van performance metingen en self-report vragen. Het dashboard wat door de HDI-expert gemaakt was, bleek efficiënter en effectiever te zijn en had bovendien een hogere gebruikerstevredenheid. De time on task was meer dan 50% lager en de task success was bijna 30% hoger. Ook waren onder andere de System Usability Scale (SUS) score, Customer Satisfaction (CSAT) score en Net Promotor Score (NPS) allemaal hoger voor het UCD-dashboard.

Deze kwantitatieve gegevens worden ondersteund door de kwalitatieve inzichten die naar voren zijn gekomen uit de gebruikerstests. Gebruikers gaven aan dat het HDI-dashboard gebruiksvriendelijk, intuïtief en effectiever was om inzichten te verkrijgen. Dit kwam vooral doordat de ontwerpkeuzes die zijn gemaakt in het HDI dashboard voortkwamen uit de input van gebruikers. Onderwerpen die tijdens de interviews en enquêtes als belangrijk werden aangemerkt – zoals bedrijfsstrategieën, prestatiecijfers en reactiesnelheid – speelden een centralere rol in het dashboard. Daarnaast zijn alle visualisaties ontworpen volgens IBCS standaarden, wat helpt om informatie sneller te begrijpen. Deze zaken hebben ertoe geleid dat gebruikers aangaven dat het dashboard overzichtelijker en minder complex was, en dat het makkelijker was om in één oogopslag de juiste dingen te zien.

Conclusie

Op basis van de scores van de metrics en de kwalitatieve feedback heeft dit project duidelijk gemaakt dat het doen van gebruikersonderzoek van grote toegevoegde waarde is bij het ontwerpen van BI-dashboards. De gebruiksvriendelijkheid (usability) en gebruikerservaring (UX) zijn sterk verbeterd en het volgen van een UCD proces heeft bovendien voor extra draagvlak gezorgd. Gezien de kostbare implementatie van BI-systemen is het erg belangrijk om een product te maken dat goed bruikbaar en toegankelijk is en dat voldoet aan de behoeften van de gebruiker. Door het BI-dashboard af te stemmen op de wensen en behoeften van de gebruikers, heeft Bright Cape BI-dashboards gemaakt die effectiever, efficiënter en gebruiksvriendelijker zijn.

Door de kennis van een HDI-expert te combineren met die van een Data Scientist, heeft Bright Cape onze klant in staat gesteld om meer inzichten uit hun data te halen, waardoor ze snellere en betere strategische bedrijfsbeslissingen kunnen nemen.